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Ombudsverfahren für Promovierende & Betreuende

Die Universität Freiburg bietet allen Promovierenden und Betreuenden von Doktorarbeiten ein zentrales Ombudsverfahren.

Ziele des Ombudsverfahrens

Das Ombudsverfahren dient der Lösung von Konflikten, die sich aus dem Betreuungsverhältnis oder der Arbeit an der Dissertation ergeben. Die Ombudspersonen und der/die Mitarbeiter/in der Geschäftsstelle zur Unterstützung der Ombudspersonen beraten und begleiten die Betroffenen bei der Suche nach konstruktiven Konfliktlösungen – ohne dabei Einfluss auf das Promotionsverfahren und die Bewertung der erbrachten Leistungen zu nehmen. Um eine Kultur zu schaffen, die dazu ermutigt, Probleme frühzeitig offen anzusprechen, ist das Ombudsverfahren zweistufig aufgebaut.

Das zweistufige Verfahren

Es gelten die Prinzipien der Vertraulichkeit, Transparenz und Fairness. Auf Wunsch der Antragstellenden kann das gebührenfreie Verfahren, das wie folgt strukturiert ist, jederzeit abgebrochen werden:

  1. Betreuer/innen und Promovierende, die bei (entstehenden) Konflikten in Betreuungssituationen oder der Arbeit an der Dissertation Unterstützung suchen, wenden sich in der Regel an den/die Mitarbeiter/in der Geschäftsstelle. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, dass Antragstellende direkt die Ombudspersonen kontaktieren. Sowohl die Ombudspersonen als auch der/die Mitarbeiter/in der Geschäftsstelle sind zur Verschwiegenheit über die in einem Ombudsverfahren erlangten Informationen verpflichtet. Auf ausdrücklichen Wunsch ist auch eine anonyme Beratung möglich.

    Wird als erstes die Geschäftsstelle kontaktiert, sucht diese mit dem/der Antragstellenden das Gespräch, um die Konfliktlage, die Zuständigkeiten und mögliche Vorgehensweisen zu erörtern. Kann aufgrund der Beratung durch die Geschäftsstelle der Konflikt gelöst werden, ist das Verfahren beendet. Falls der Konflikt aufgrund der Beratung des/der Antragstellenden durch die Geschäftsstelle nicht gelöst werden kann, wird ein Gespräch zwischen dem/der Antragstellenden und einer Ombudsperson vermittelt.

    Wird als erstes eine Ombudsperson angesprochen oder wird diese nach einer ersten Beratung durch die Geschäftsstelle kontaktiert, folgt ein Gespräch, um das Problem zu lösen. Gelingt dies, ist das Verfahren beendet.
     
  2. Falls der Konflikt aufgrund der Beratung des/der Antragstellenden durch die Ombudspersonen und/oder die Geschäftsstelle auf der ersten Stufe nicht gelöst werden kann, wird eine Aussprache zwischen dem/der Antragstellenden und den weiteren Betroffenen unter Beteiligung mindestens einer der Ombudspersonen organisiert. Vor der Kontaktaufnahme mit anderen vom Konflikt betroffenen Personen wird der/die Antragstellende um sein/ihr schriftliches Einverständnis gebeten und die Möglichkeit gegeben, sein/ihr Anliegen zurückzuziehen oder neu zu formulieren. Bei nicht vorliegendem Einverständnis wird das Ombudsverfahren eingestellt.

    Die Ombudspersonen begleiten die Aussprache zwischen den Betroffenen und unterstützen sie bei der Suche nach Lösungen sowie ggf. bei deren Umsetzung. Kommt es nicht zu einer einvernehmlichen Lösung oder wird das Ombudsverfahren eingestellt, weil der/die Antragstellende nicht einverstanden ist, dass mit weiteren Betroffenen Kontakt aufgenommen wird, können die Ombudspersonen einseitig Empfehlungen aussprechen.
     

Geschäftsstelle und Ombudspersonen

Die Geschäftsstelle ist mit einem Mitarbeiter und einer Mitarbeiterin der IGA besetzt, die Erfahrung in der Konfliktberatung haben (z.B. eine Ausbildung in Mediation nach den Richtlinien des Bundesverbandes Mediation e.V.). Die beiden Ombudspersonen und der/die Stellvertreter/in sind entpflichtete bzw. im Ruhestand befindliche Professorinnen und Professoren der Universität Freiburg.

Mitarbeiter/in der Geschäftsstelle


Ombudspersonen und Stellvertreter/in


Weitere Beratungsstellen

Für Beschäftigte der Universität Freiburg


Für Beschäftigte des Universitätsklinikums


Für immatrikulierte Promovierende


Allgemein


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